Automatización de facturas para gestorías y asesorías

Deja de picar facturas: tu ERP se llena solo.

Las facturas de tus clientes entran por el correo y llegan a tu ERP con los datos ya extraídos. Tú solo apruebas, modificas o rechazas. Sin cambiar de programa y funcionando en poco.

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El problema

Picar facturas a mano se come treinta horas a la semana

Es el trabajo que nadie eligió: abrir el correo, descargar el PDF, teclear base, IVA y proveedor, y volver a empezar. En un despacho medio son unas 30 horas semanales que no se facturan a nadie.

30h

a la semana por gestoría, solo en meter facturas

Hoy, a mano

El cliente manda la factura por correo, por mensajería o en papel.
Alguien descarga el PDF, lo renombra y teclea base, IVA y proveedor.
Los descuadres aparecen en el cierre, cuando ya no hay margen.
La primera semana de trimestre el despacho se para para picar.

Con NexiaSync

Las facturas se recogen del correo en cuanto entran.
Nuestro programa lee el PDF y deja los datos en tu ERP.
El gestor acepta, modifica o rechaza cada factura en un clic.
El trimestre deja de ser un pico: es un flujo constante.
El mismo equipo asume más clientes sin ampliar plantilla.

Esas 30 horas se convierten en cartera: el techo de un despacho no es la demanda, es cuántas facturas puede procesar a mano. Al quitar el cuello de botella, los mismos gestores llevan más clientes sin contratar. Y se conecta con el programa que ya usas: los modernos por API y los de siempre por donde haga falta, sin migrar nada.

Automatizaciones

Qué automatizamos hoy

Un flujo de punta a punta para las facturas del despacho: entran por el correo, pasan por nuestro programa y llegan al ERP con el visto bueno del gestor.

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Captura

Del correo al ERP sin abrir el PDF

Las facturas llegan al email del despacho y nuestro programa las lee, extrae los datos y las deja en el ERP del cliente. Nadie descarga, renombra ni teclea.

Validación

Aceptar, modificar o rechazar

Cada factura pasa por un panel donde el gestor decide en un clic. Lo dudoso se corrige ahí mismo y lo correcto entra solo. El repaso deja de ocupar la mañana.

Cliente

App propia para tu despacho

Tus clientes envían facturas, ven el estado de lo suyo y reciben avisos desde una app con tu marca. Un único canal en vez de correos y fotos sueltas.

Cómo funciona

Tres pasos, sin desarrollo a medida

El sistema ya está hecho y funcionando. Lo adaptamos a tu ERP y a tus reglas, y lo dejamos en marcha.

Diagnóstico del despacho

Revisamos volumen de facturas, cómo entran hoy por correo y qué hace cada persona con ellas. Salimos con el mapa de lo automatizable.

Correo del despacho

Lectura del PDF

Reglas del ERP

Validación del gestor

Despliegue de nuestro sistema

No construimos de cero: instalamos el sistema que ya funciona y lo adaptamos a tu ERP, tus carpetas y tus reglas de validación.

Medición y escalado

Panel con facturas procesadas, tiempo por factura y rechazos. Cuando el flujo se sostiene solo, lo ampliamos a más clientes del despacho.

Paso 01 / 03

30h

recuperadas por gestoría cada semana

92%

de tareas repetitivas sin intervención manual

panel para aceptar, modificar o rechazar cada factura

“Pasamos de teclear facturas toda la mañana a revisarlas en media hora. El equipo no ha cambiado de programa: solo dejó de hacer el trabajo mecánico.”

Socia directora · Gestoría con 50 clientes, Valencia

“El panel de validación es lo que nos convenció: seguimos decidiendo nosotros, pero en un clic por factura y sin abrir el PDF.”

Responsable de contabilidad · Despacho con 75 clientes, Sevilla

“Los clientes suben la factura desde la app y han dejado de mandarnos fotos por WhatsApp. Se acabó el ida y vuelta.”

Gerente · Asesoría con 120 clientes, Zaragoza

Preguntas

Lo que preguntan antes de empezar

Si te queda alguna, escríbenos a hola@nexiasync.com y te contestamos el mismo día.

Sí. Nos conectamos con los modernos por API y con los de siempre por donde haga falta. No cambias de software, no migras datos y tu equipo sigue trabajando donde trabaja hoy.

El gestor, siempre. Cada factura pasa por el panel y no se registra nada sin su visto bueno: puede aceptarla, corregir un dato o rechazarla. La automatización quita el trabajo mecánico, no el criterio.

Se procesan igual. Lo que el programa no puede dar por seguro se marca como dudoso y aparece en el panel para que alguien lo resuelva en segundos, en vez de descubrirlo en el cierre.

Sí. Lo primero que hace con cada archivo es clasificarlo: si no es una factura —un contrato, una nómina, un extracto, un albarán, la foto del recibo del parking o un correo con la firma en PDF— no lo procesa. Lo aparta y lo deja identificado en el panel para que decidáis vosotros. Al ERP solo llega lo que el programa ha reconocido como factura y el gestor ha aprobado, así que un cliente puede enviar de todo sin que nada se cuele.

El sistema ya está hecho y en producción en otros despachos: no se construye de cero. El trabajo es adaptarlo a tu ERP, tus carpetas y tus reglas de validación, y dejarlo en marcha con vuestros casos reales.

No. Siguen enviándolas al correo del despacho como hasta ahora. Si quieres dar un paso más, integramos una app con tu marca para que suban documentos y consulten el estado.

NexiaSync está desarrollado y mantenido por Zyntara.es, la agencia de automatización con IA que lo construyó. El mismo equipo que diseña el sistema es el que lo implanta en tu despacho y le da soporte: no hay intermediarios ni reventa de software de terceros.

Depende del volumen de facturas y del programa con el que haya que integrarse. Tras el diagnóstico te pasamos presupuesto cerrado, con el ahorro de horas estimado al lado para que puedas comparar.

Abrimos 3 despachos nuevos este trimestre

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